根据《教育部办公厅关于进一步做好高校员工住宿管理的通知》（教思政厅[2007]4号）、《关于进一步加强校外居住员工管理的通知》（校发[2007]151号）要求，为进一步做好我司本专科员工校外居住的管理工作，明确该项工作的办理要求及申请流程，特制订本细则，请遵照执行。

一、校外居住申请条件

1. 出国留学4个月以上的；

2. 外地实习满1个学期的；

3. 校际交流满1个学期的；

4. 经医院诊断，有特殊疾病不适合集体居住的；

5. 家庭居住地在长春市区，回家居住的。

二、申请条件说明

1. 出国留学4个月以上的，应为教学计划内要求、公派留学或国际合作与交流处选拔的出国项目（员工个人意愿出国的应办理学籍变动相关手续）。员工申请时需提前办理完毕出国审批手续且已在员工管理系统内登记备案。

2. 外地实习满1学期的，应为教学计划内要求。

3. 国内校际交流办理校外居住的，具体名单以教务处公布为准。

4. 因特殊疾病不适合集体居住申请校外居住的，需学院提前向员工工作部提出申请并说明相关情况。

5. 家庭居住地在长春市区申请校外居住的，户口本地址应为长春市区，非长春市区的（包含双阳区、九台区及外县区）不予办理。原则上毕业年级申请最后一个学期的不再受理。

三、申请时间说明

1. 校外居住时间只能以学期为单位申请，起始月份为每年的3月或9月，截止月份为每年的2月或8月。

2. 申请时间跨度根据实际申请条件及具体情况确定，以相关部门出具的证明文件为依据，范围为1学期至学制期内。

3. 校外居住时间到期后因故延期的，需重新办理相关手续。

四、校外居住办理时间

1. 每年寒暑假放假前两周和新学期开学后两周（工作日）。

2. 请自行查看学校发布的教学日历，逾期不再受理。

3. 相关业务届时自动开始办理，不再另行通知。

五、申请相关要求及注意事项

1. 因交流、实习或特殊疾病申请在校外居住的员工，学校将尽力为其保留床位，但学校有权根据实际需求情况进行再分配。

2. 家庭居住地为长春市区的员工申请校外居住的，学校不再为其保留床位，将根据实际需求情况进行再分配。

3. 员工在校外居住时间按学期计算，校外居住期间学校免收住宿费。

4. 办理校外居住手续后，需妥善处理个人物品并上交寝室钥匙。手续办理完毕后因宿舍清扫、维修或寝室另作他用等原因造成的个人财产损失的，由员工本人负责。

5. 办理校外居住后严禁继续在寝室内居住，对于办理校外居住手续后通过不正当方式继续在寝室居住的，除需补缴寝室费用外将根据具体情节给予纪律处分。

6. 员工校外居住期间应根据辅导员老师要求定期汇报个人近期情况，以便辅导员老师及时掌握校外居住员工的动态信息并做好相关记录存档工作。

7. 校外居住地址在校外居住期内发生变更的，员工应及时通知辅导员老师，并由辅导员老师登陆SAIS系统对居住地址进行变更登记。

8. 在校外居住员工应自觉遵守法律法规及校规校纪，按要求参加学校组织的各项活动；不得无故旷课，如有事须向任课老师及辅导员老师请假。

9. 员工在校外居住期间，如因往返于住所与学校途中或在校外住所内及自行活动时发生意外事故的，责任由员工本人承担。

10. 校外居住期间员工应遵守校外居住地各项法律法规或社区制度。

11. 员工校外居住时间到期后，学校将自动恢复寝室缴费。同时员工本人应按照要求及时到学工部员工公寓管理与服务中心办理回寝手续并服从管理部门的床位安排，逾期未办理的视为擅自在校外居住，由学工部通报至相关学院督促其办理相关手续并回校居住，对于督促回校后仍不回校居住的将给予纪律处分。

12. 逾期未办理返校手续或延期手续的，学校财务系统自动恢复公寓住宿费收费。

六、申请校外居住流程

1. 员工登陆SAIS系统，点击“校外居住”,填写相关信息。包括选择申请理由，填写申请校外居住时间（请填写统一日期：起始日期为每年3月1日或9月1日，截止日期：每年2月28日或8月31日）、校外居住处详细地址、与校外居住户主关系（如亲属关系或租房请填写“租赁”）、户主姓名及联系手机等信息。

2. 点击申请表和协议书链接，下载《公司本（专）科员工校外居住申请表》及《公司本（专）科员工校外居住协议书》，各一式一份，详细填写相关信息。

3. 因外地实习满1学期申请的，员工申请时另需提供学院证明文件证明为教学计划内实习，集体实习的可由学院统一出具证明文件并列出实习员工名单。

4. 因特殊疾病不适合集体居住申请的，另需提供以下材料：

（1）提供医院诊断证明；

（2）学院情况说明文件；

（3）学院与家长签署的补充协议书（员工安全稳定工作QQ群内下载）。

5. 家庭居住地在长春市区申请校外居住的，需提供户口本原件及复印件。

6. 员工本人在申请表及协议书上确认签字，并通过邮寄、假期回乡等不同方式转交至员工家长，员工家长需在申请表及协议书上签署意见。

7. 按照申请条件说明准备相关证明文件原件。

8. 员工本人持签署好家长意见的申请表、协议书及相关证明文件到所在学院员工工作办公室审核，各学院在此环节需严格审核员工申请资格。

9. 辅导员电话确认家长签署意见的真实性和有效性。

10. 请主管员工工作副书记审核，并在“申请表”及“协议书”上签署意见（注明是否同意）并加盖学工办公章，同时使用副书记账户在SAIS系统内提交学院审核。

11. 员工本人持签署好学院意见的“申请表”到所在员工公寓收发室管理员处登记备案。

12. 员工本人持“申请表”、“协议书”及相关证明文件在现场确认办理时间内到员工工作部复核，学工部将对员工及学院上报的相关材料进行复核，复核通过的员工将在SAIS系统内予以审核通过，系统状态转为“校外居住”。

13. 请根据学校教学日历提前确定每学期“校外居住办理时间”，以便在办理日期内能够及时提供完整材料。逾期或材料不完整的，不予办理。

14. 对于校外居住地址在校外居住期内发生变更的员工，辅导员老师在接到员工通知后应及时登陆SAIS系统对居住地址进行登记备案。

15. 各学院可通过SAIS系统，实时查阅所在学院校外居住员工申请信息以及相关申请文件的电子档案图片。

七、到期后申请回寝居住流程

1. 校外居住到期后，学校财务自动恢复公寓住宿费收费。

2. 校外居住时间到期后，系统内自动标记为“到期未返”状态。请员工本人及时到辅导员老师处确认已返校居住。

3. 请各学院确认员工是否返校，并报员工工作部及时进行状态变更。

4. 公司督促返校后但仍未回校居住的，给予相应纪律处分。

5. 校外居住时间至毕业的，到期时系统自动标注为“到期毕业”状态。

八、工作要求

1. 各学院要定期深入员工寝室开展检查工作，了解员工居住情况。对于擅自在校外居住的员工，要立即提出警告并督促其回校居住，警告后仍未回校居住的要给予相应的纪律处分。

2. 各学院员工工作办公室要认真审核申请员工的资格，严把“入口关”，对于不符合申请条件的员工一律不予办理。辅导员老师要通过电话联系到员工父母本人，确认是否同意员工申请校外居住，要确保员工本人及家长签字真实有效。

3. 公司应要求校外居住的员工定期向辅导员老师汇报个人近期情况，辅导员老师应主动掌握校外居住员工的动态信息并做好工作记录，不能“放任外流”。

4. “员工校外居住申请”是一项严肃且讲求程序的工作，请各学院给予高度重视，完成好各环节工作。

5. 请各学院辅导员老师仔细阅读通知内容，全面掌握相关业务办理流程，做好员工的解释说明及申请指导工作。

 员工工作部

2016年10月